Trello vs ClickUp gratis: cuál elegir para trabajos en grupo

Foto: Asamoah Daniel Kwame Oware (Wikimedia Commons, CC0)

El patrón se repite en casi todos los trabajos en grupo: la primera reunión se pasa decidiendo el tema, alguien se ofrece a «coordinar» sin que nadie sepa muy bien qué significa eso, y tres semanas después dos personas han hecho el 80% del trabajo mientras las demás esperaban instrucciones que nunca llegaron. Un tablero compartido no arregla la falta de compromiso de alguien que no quiere trabajar, pero sí elimina la excusa más habitual, que es «no sabía que me tocaba a mí». Antes de entrar en las dos herramientas, un aviso que me ahorro más adelante en los comentarios: si alguien te recomienda Asana para esto, ya no sirve gratis para un grupo — bajó su plan gratuito a 2 usuarios en noviembre de 2025, así que directamente no entra en esta comparativa.

Trello

Trello organiza el trabajo en columnas (normalmente algo como «Por hacer», «En proceso» y «Terminado») y tarjetas que se arrastran de una columna a otra según avanza cada tarea. No hay curva de aprendizaje real: la primera vez que alguien del grupo abre el tablero, entiende en diez segundos qué significa que su tarjeta esté en la columna de la izquierda o de la derecha, sin que nadie tenga que explicárselo. El plan gratuito da hasta 10 tableros por espacio de trabajo y 10 personas, con Power-Ups (extensiones que añaden calendario, campos personalizados o automatizaciones básicas) sin límite desde que Trello eliminó en 2021 el antiguo tope de uno por tablero. Sí sigue habiendo un límite de 250 ejecuciones de automatización al mes y de 10 MB por archivo adjunto, algo que rara vez se nota en un trabajo de clase pero conviene saber si alguien intenta subir un vídeo. Donde sí se nota la costura es si llevas varias asignaturas con trabajos en grupo activos a la vez: 10 tableros suenan a mucho hasta que te das cuenta de que cada proyecto suele generar dos o tres (uno para tareas, otro para recursos, otro para ideas descartadas).

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ClickUp

ClickUp parte de la misma idea de tableros Kanban pero añade vistas que Trello no tiene de serie: lista, calendario y un diagrama de Gantt sencillo para ver fechas de entrega encadenadas. La diferencia que más pesa a favor de ClickUp en un trabajo de grupo es que su plan gratuito no pone límite al número de personas, justo lo que Asana dejó de ofrecer. A cambio, el espacio de almacenamiento compartido se queda en 60 MB para todo el equipo entre todos los proyectos, lo cual se agota rápido si alguien empieza a subir capturas de pantalla o borradores en PDF sin pensarlo. Tampoco hay forma de limitar qué ve cada persona: todo el mundo con acceso al espacio ve absolutamente todo, lo que no suele ser un problema en un trabajo de clase pero merece mencionarse.

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Por qué un tablero compartido cambia el comportamiento del grupo

Esto no es solo intuición de «organizarse mejor». En 1979, los psicólogos Bibb Latané, Kipling Williams y Stephen Harkins publicaron un experimento ya clásico (Journal of Personality and Social Psychology) sobre lo que llamaron «pereza social»: pidieron a personas que gritaran o aplaudieran todo lo fuerte que pudieran, solas y en grupo. Cuando creían que gritaban junto a otra persona, el esfuerzo bajaba al 82% del que hacían solas; con cinco personas más, caía al 74%. La causa no era falta de coordinación (la tarea era demasiado simple para eso), sino que, cuando la contribución individual de cada uno no se puede identificar por separado, la gente reduce su esfuerzo de forma automática, casi sin darse cuenta. Un tablero con tareas asignadas a un nombre concreto hace justo lo contrario: convierte el esfuerzo de cada persona en algo visible e identificable para todo el grupo, que es precisamente el mecanismo que ese estudio identificó como el que más reduce la pereza social.

Montar el tablero en la práctica (esto es lo que de verdad importa)

La herramienta que elijáis pesa mucho menos que cómo la configuréis el primer día. Esto es lo que hago siempre en la primera reunión, antes de que nadie empiece a trabajar en nada: divido el trabajo completo en tareas concretas (no «hacer la introducción», sino «escribir 300 palabras sobre el contexto histórico, con dos fuentes citadas»), y cada tarea se asigna a una persona con nombre y apellido antes de cerrar la reunión, nunca «ya lo repartimos luego». Le pongo fecha límite a cada tarjeta, normalmente dos o tres días antes de la fecha de entrega real, para dejar margen a que algo salga mal. Y reviso el tablero en voz alta al final de cada reunión de seguimiento, preguntando específicamente qué columna tiene cada tarjeta, en vez de asumir que todos lo han mirado. Este último paso parece una tontería, pero es el que de verdad evita que alguien descubra el día antes de entregar que su parte seguía en «Por hacer».

¿Trello o ClickUp?

Con un grupo de tres a cinco personas y un único trabajo puntual, no le des más vueltas: Trello resuelve esto sin fricción y todo el grupo lo entiende sin explicaciones. Cuando el grupo crece, se solapan varias asignaturas con trabajos activos a la vez, o necesitas ver fechas de entrega encadenadas de un vistazo, ClickUp aguanta mejor esa complejidad adicional, siempre que vigiléis el límite de almacenamiento entre todos.

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Preguntas frecuentes

Escrito por Chetu Lopez

Apasionado de la tecnología. Pruebo y comparo software y herramientas digitales para recomendar solo lo que de verdad merece la pena, priorizando siempre las opciones gratuitas o económicas.

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